Czy zastanawialiście się kiedyś czym jest przestrzeń w rozmowie? Być może nieświadomie innym jej nie dajemy lub jesteśmy ofiarą jej braku. Ta dość oczywista i prosta sprawa jest ważnym elementem życia w społeczeństwie, w rodzinie czy wśród przyjaciół jak i w relacjach biznesowych. Ma wpływ na to jak odbieramy rozmowę, daje nam poznać czy mamy powód czuć się zagrożeni. Warto być świadomym podstawowych zasad przestrzeni w rozmowie, dlatego że bez ich wiedzy możemy być manipulowani. Ta świadomość pozwoli nam nie tylko poznać czy rozmówca traktuje nas serio, ale również ocenić jego zamiary.
Podstawowe zasady przestrzeni w rozmowie
- Należy przyjmować pozycję „na równi” – dwie osoby stoją lub siedzą. Nie powinno się dopuszczać do sytuacji, w której jedna z osób przyjmuje inną postawę. Nie mam tu na myśli krótkich pogawędek w celu zrealizowania jakiegoś zadania, bądź uzyskania odpowiedzi na konkretne pytanie. Chodzi o normalną rozmowę na jakiś temat, wymianę opinii czy znalezienie rozwiązania w danej sprawie. Jeśli w takiej rozmowie mamy różne postawy, to stojąc możemy doprowadzić do naszej wyższości w rozmowie i nawet jeśli będziemy myśleć, że rozmawiamy z szacunkiem, to druga osoba może czuć się potraktowana dosłownie z góry.
- Nie powinniśmy zapominać o zachowaniu odpowiedniej odległości w czasie rozmowy (dystans indywidualny). Panują dwie skrajności, które powodują dyskomfort w rozmowie. Pierwszą z nich jest zbyt bliska odległość w czasie rozmowy, co powoduje, że wzrok rozmówcy czujemy na sobie i mamy poczucie zagrożenia. Drugą skrajnością jest zbyt duży dystans pomiędzy rozmówcami, który wysyła sygnał lekceważenia i daje nam poczucie, że jesteśmy mniej ważni. Tak właśnie działa nasz mózg i reakcje obronne organizmu, dlatego odpowiednia odległość jest wręcz kluczowa, jeśli zależy nam na dobrej rozmowie. Dla osoby lubiącej małe odległości w rozmowie, rozmówca zdystansowany może zostać przez niego oceniony jako osoba niewykazująca zainteresowania, od której wieje takim chłodem, że to już prawie pewne, że nas nie lubi. Osoba zaś ceniąca dystans w rozmowie, jeśli poczuje zbyt bliską odległość rozmówcy, czuje naruszenie prywatności. Prowadzi to do uczucia, które może miażdżyć niczym wzrok podglądacza i prowadzić nawet do agresji.
- Warto zadbać o komfort rozmowy poprzez dobór odpowiedniego miejsca pasującego do tematu rozmowy. Nie chodzi w tym o wymyślanie miejsc, ale ich naturalną selekcję. Jeśli chcemy porozmawiać o uczuciach, to nie idźmy na trybuny stadionu, żeby się nawzajem przekrzykiwać.
- Dobrze jest utrzymywać kontakt z rozmówcą. Nie krążmy głową i oczami dookoła, nie prowadźmy namiętnie notatek, które z rozmową nie mają nic wspólnego – nie załatwiajmy w tym czasie innych spraw i nie odpowiadajmy rozmówcy nie na temat.
- Używajmy spokojnego, naturalnego tonu – nie zabijajmy rozmówcy szybkością mówienia i na pytanie nie odpowiadajmy pytaniem.
Jeśli mamy z kimś bliską relację i wiemy na co możemy sobie pozwolić, to wyżej wymienione zasady Was nie dotyczą. Możecie rozmawiać o ważnych sprawach wykonując w tym czasie inne czynności. Zasady te są bardziej formalne i dotyczą relacji w pracy lub spotkań z klientem, dalszą rodziną czy przyjacielem, z którym wieki się nie widzieliśmy.
Wyżej opisane zasady bardzo umiejętnie wykorzystują niektórzy pracodawcy. Ich celem jest sprowadzenie pracownika do szeregu, a rozmowa jest traktowana jak nierówna walka na ringu. Pracodawca stosując niektóre metody celowo chcę tym odeprzeć wszelki atak, który mógłby pojawić się w jego stronę np. chęć podwyżki, otrzymania premii, wytknięcie złego systemu pracy. W relacjach przyjacielskich często nieświadomie możemy psuć rozmowę nie stosując odpowiedniej w niej przestrzeni. Na polu rodzinnym i przyjacielskim mamy możliwość porozmawiać o tym zupełnie szczerze, bo nie grozi nam konsekwencja zwolnienia czy nagany. W relacji pracodawca – pracownik, nasza pozycja jest dużo słabsza, ale nigdy nie jest to pozycja stracona.
Należę do tych osób, dla których konsekwencja zwolnienia czy nagany w takich sytuacjach nie ma żadnego znaczenia. Jeśli pole mojej przestrzeni w rozmowie jest celowo niszczone, mówię o tym otwarcie. Pamiętam wiele sytuacji z przed kilku lat, gdy byłem odpowiedzialny w dużej firmie za innowacyjny produkt. Kiedy zmieniła się struktura firmy i pożegnano się w niej z bardzo dobrym managerem, moja pozycja wraz z jego odejściem również się obniżyła. Nowo zatrudniony człowiek do zarządzania tą firmą bardzo szybko chciał zaznaczyć teren i pokazać wszystkim kto tu rządzi, niezależnie od tego czy byłeś szeregowym pracownikiem czy dyrektorem wyższego szczebla.
Manager ds. manipulacji
Pierwszy kontakt z nowym managerem zapamiętałem bardzo dokładnie. Zostałem „zaatakowany” na korytarzu i nowy manager zaczął ze mną rozmawiać w odległości ok. 10 centymetrów od mojej twarzy. Ta odległość pozwoliła mi ocenić jego menu śniadaniowe, dlatego bardzo umiejętnie odsunąłem się nieco dalej. To spowodowało, że przybliżył się do mnie ponownie na tę samą odległość, chcąc dalej prowadzić rozmowę. Wiedziałem już wtedy, że używa celowo mechanizmów manipulacji w rozmowie i stosuje nachalnie zasadę numer 2, którą opisałem w podstawowych zasadach przestrzeni w rozmowie. Postanowiłem o tym otwarcie mu powiedzieć, że podczas tej rozmowy naruszył moją prywatność i chciałbym, aby taka sytuacja już się nie powtórzyła. Zależało mi na dobrej współpracy. Było mi wtedy dane zobaczyć książkowe zachowanie numer 4.
Szacunek dla pracownika
Kolejnym mechanizmem manipulacji jakie wykorzystywał było zapraszanie mnie na rozmowę dokładnie w momencie, w którym kończył się mój czas pracy. Nie stanowiło to dla mnie problemu, dlatego że godzin czasu pracy nigdy serio nie brałem pod uwagę. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, to rozumiesz co mam na myśli, a jeśli nie, to chodzi po prostu o to, że nie kontroluję czasu pracy, aby zarządzany przeze mnie projekt czy firmę prowadzić do rozwoju – jestem dyspozycyjny cały czas. Mimo to, zapraszanie mnie na rozmowę, wtedy kiedy miałem iść do domu dało mi sporo do myślenia. Uświadomiło mi, że nowy manager ma silną potrzebę zaznaczania swojej władzy oczekując, aż w końcu najsłabsze jednostki opuszczą pokład.
Brak odpowiedzialności za zespół
Następny czynnik manipulacji jaki był przez niego stosowany to notoryczny brak czasu na załatwienie sprawy i odwlekanie w nieskończoność tematów, aby nie musieć się z nimi zmierzyć i odpowiedzialność za nie zrzucić na poszczególne jednostki. Nie zapomnę również sytuacji kiedy w firmie był przeprowadzany remont, notabene po godzinach pracy. Kiedy zostałem zaproszony na kolejne spotkanie, to rozmowa z nowym managerem była istnym cyrkiem. On prowadził rozmowę, a kiedy był mój czas na odpowiedź, to dokładnie wtedy pracowała wiertarka udarowa i nie byłem w stanie w niej uczestniczyć. Nowy manager dalej prowadził spotkanie, mimo zwrócenia mu uwagi, iż te warunki nie pozwalają na kontynuowanie rozmowy o rozwoju firmy. Zastanawiałem się serio, gdzie on trzyma pilota, że dokładnie w tej sekundzie kiedy ja odpowiadam, pracuje ciężki sprzęt. To nie była jedyna sytuacja, w której naruszył on zasadę numer 3, którą opisałem powyżej. Poczułem, że nie mogę milczeć i zwróciłem mu uwagę, że jego postępowanie jest nieodpowiednie i oczekuje od niego więcej zaangażowania dla dobra firmy. To wszystko działało na niego jak płachta na byka. Byłem chyba jedyną osobą w firmie, która odważyła się wprost wyrażać swoje niezadowolenie, które przecież było uzasadnione i cała spółka na tym traciła. Do nowego managera nic nie docierało.
Uwierzycie, że on stosował również zasadę numer 5. Strzelał w rozmowie słowami jak z karabinu maszynowego. Nie wszystko można było zrozumieć i prowadziło to do tego, że czas na odpowiedź i możliwość zastanowienia się nad jej konsekwencjami była na granicy ludzkiej możliwości. Sprawdziłem to, i jego rozmowy z kontrahentami były prowadzone spokojnie czyli potrafił rozmawiać. Kiedy właściciele zorientowali się, że firma jest niszczona od środka było już za późno, a wcześniejsze sygnały kierowane w ich stronę również przez moją osobę nie przynosiły żadnego efektu. Wielu dobrej klasy specjalistów opuściło ten pokład – ja również z tą firmą już nie współpracuję. Moim zdaniem firma straciła ogromny potencjał na rozwój i mnóstwo pieniędzy tylko dlatego, że jedna osoba do perfekcji opanowała schemat manipulacji.
Dbaj o swoich klientów
Jeśli nie przekonało Cię jeszcze to jak ważna jest przestrzeń w rozmowie, przytoczę jeszcze jeden przykład z mojego doświadczenia. Wydarzyło się to całkiem niedawno i ta sytuacja zainspirowała mnie do szerszego podjęcia tego tematu. Razem z moją żoną i dzieciakami przeprowadziliśmy się do nowej miejscowości, która jest oddalona o 50km od tej, w której mieszkaliśmy przez ostatnie lata. Kancelaria prawna do której mam zaufanie nie przeprowadziła się razem z nami. Potrzebowałem poradzić się w pewnej sprawie, ale nie była ona na tyle istotna, aby skorzystać z tej zaufanej kancelarii. Tak wychodziło z czystej matematyki – porada z dojazdem prawie 4h, więc poszukałem lokalnego radcy prawnego. Zrobiłem research w internecie i wybór padł na mecenasa, który miał najwięcej pozytywnych opinii. Sprawdziłem kątem ich rzetelność i wychodziło, że to realne opinie jego klientów. Umówiłem się więc na spotkanie i do niego też doszło. Usiadłem przy dużym okrągłym stole, rozłożyłem dokumentację i czekam na mecenasa, aż ten przysiądzie się obok mnie i wspólnie porozmawiamy o spornych kwestiach. Ku mojemu zdziwieniu mecenas usiadł, ale przy swoim sporo oddalonym biurku i mówi, że mam zaczynać. To była moja pierwsza i ostatnia wizyta w tej kancelarii, bo pomimo moich sugestywnych zachowań, mecenas nie zrozumiał czym powinna być przestrzeń w rozmowie. Bariera pomiędzy mną (klientem), a mecenasem była jak przepaść. Przed sobą miałem duży owalny stół (I bariera), odległość między stołem a biurkiem (II bariera), biurko (III bariera), otwarty notebook położony na biurku, który zakrywał część twarzy mojego rozmówcy (IV bariera). Czy w czymś przesadziłem?
Jeśli Ty lub Twój rozmówca stosujecie pięć podstawowych zasad przestrzeni w rozmowie, to jest to bardzo dobra wiadomość dla Was. Takie podejście sprawia, że nie tylko rozmowa jest przyjemna, ale prowadzi ona też do odpowiednich rezultatów. Przestrzeń w rozmowie to szacunek dla drugiego człowieka, poprzez jej stosowanie dajemy jasną informację, że sprawa o której rozmawiamy jest dla nas ważna.
Krzysztof Opeldus (Tata prezes)